Làm việc từ xa trở thành tiêu chuẩn mới trong thế giới hậu COVID. Mặc dù chỉ có 17% nhân viên Hoa Kỳ từng làm việc từ xa và thực hành giao tiếp theo nhóm trước tình trạng “đại dịch”, con số của họ hiện đã tăng lên đáng kể. Đối với các công ty chưa quen với tình trạng này, một thách thức nữa đã xuất hiện:
Đó là nhu cầu về các phương pháp hợp tác thay thế với nhân viên để họ có động lực, sự tham gia và hiệu suất tốt hơn.
Thật vậy, giao tiếp trong nhóm thậm chí còn trở nên quan trọng hơn khi nó liên quan đến các nhân viên từ xa. Mọi người có thể nhanh chóng trở nên kém chủ động hơn khi làm việc tại nhà. Tất cả những thống kê nâng cao tinh thần đó về việc giảm 82% căng thẳng và năng suất cao hơn 86% của nhân viên từ xa chỉ có giá trị nếu quy trình cộng tác của người sử dụng lao động của họ được thiết lập đúng. Về cách quản lý hiệu quả và tạo động lực cho người làm việc từ xa.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các chiến lược giao tiếp để giữ cho những người làm việc từ xa có động lực làm việc hiệu quả và công việc kinh doanh của bạn – hoạt động trơn tru.
Các dấu hiệu cho thấy nhóm từ xa của bạn không chủ động
Nhưng trước tiên, làm thế nào bạn biết được nhân viên từ xa của bạn không chủ động? Mặc dù có một số phương pháp tiêu chuẩn để theo dõi năng suất của họ (trình theo dõi thời gian với ảnh chụp màn hình, hội nghị video, giao tiếp nhóm qua trò chuyện nhóm, v.v.), nhưng không có phương pháp nào cho bạn biết về động lực và hiệu quả công việc của nhân viên.
Họ có biết cách quản lý thời gian không? Tại blog Bid4Papers , chúng tôi đã tiết lộ bộ kỹ năng quản lý thời gian cần nắm vững để chúng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể. Nó không chỉ liên quan đến việc lập mục tiêu và lập kế hoạch mà còn là sự tự nhận thức, kiên nhẫn và quản lý căng thẳng.
Họ vẫn cùng trang với mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của bạn chứ? Họ có hài lòng với môi trường giao tiếp và làm việc mà bạn cung cấp để họ cảm thấy có động lực thực hiện công việc ở cấp độ cao nhất có thể của họ không?
Khi giao tiếp với nhóm và đo lường mức độ tham gia của họ, hãy chú ý đến các dấu hiệu sau đây của việc thiếu động lực và năng suất:
Họ dường như bất lực
Các nhân viên từ xa của bạn thường phản ứng hơn là chủ động nếu bạn bắt đầu nghe từ họ những điều như, “Điều đó sẽ không bao giờ hiệu quả”, “Chúng tôi không thể làm gì với điều đó, mọi việc diễn ra như vậy” , v.v.
Họ thể hiện tư duy của nạn nhân
Một dấu hiệu khác cho thấy sự thiếu chủ động và thiếu động lực là đội của bạn bị đổ lỗi. Bạn có thể nhận thấy họ cảm thấy như người khác làm điều xấu với họ, không có khả năng thay đổi tình hình. Cụm từ Alarm là một cái gì đó như thế nào, “Họ không bao giờ nói với chúng tôi về thông tin cập nhật”, “Tại sao chúng ta phải đối phó với những sai lầm của họ”, vv Đó là một suy nghĩ a la “Mọi người đều là ngu ngốc, ngoại trừ chúng tôi.”
Giao tiếp của bạn trở nên tồi tệ
Nếu bạn nhận thấy sự thiếu giao tiếp cởi mở khi nói chuyện với nhân viên của mình, đó là dấu hiệu họ không chủ động. Đó là khi họ giữ im lặng về những vấn đề mà họ đang gặp phải và bạn không biết về chúng, vì vậy bạn không thể giải quyết những vấn đề đó để hỗ trợ nhóm của mình. Kết quả là, giao tiếp bị tắt: Mọi thành viên trong nhóm của bạn làm việc độc lập, không có thêm động lực để cộng tác với đồng nghiệp.
Cách duy trì động lực cho những người làm việc từ xa
Nếu bất kỳ dấu hiệu nào trong số những dấu hiệu này phản ánh trạng thái hiện tại của nhóm từ xa của bạn, thì đây là những gì bạn có thể làm để thay đổi tình hình.
1. Đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng thông qua các kênh giao tiếp phù hợp
Có nghĩa là nhóm của bạn sẽ có động lực và chủ động hơn khi họ có một bức tranh rõ ràng về những gì cần làm và tại sao họ cần đạt được điều đó. Nó không đủ để thiết lập các nhiệm vụ; nhân viên cần thấy được mục đích của các nhiệm vụ đó và vai trò của chúng trong quá trình kinh doanh tổng thể.
Cố gắng hết sức để làm rõ các mục tiêu của công ty cho nhân viên của bạn. Giúp họ hiểu tại sao họ làm việc cho bạn, công ty của bạn mong đợi điều gì ở họ và các nhiệm vụ đã hoàn thành của họ tương quan với mục tiêu kinh doanh của bạn như thế nào .
Hãy nhớ chọn các kênh liên lạc thích hợp để gửi những thông điệp đó đến nhóm. Lực lượng lao động của bạn không chỉ trở nên phân tán hơn với những nhân viên ở xa mà còn có thể trở nên đa thế hệ. Và mặc dù bạn có thể muốn sử dụng một kênh giao tiếp để tương tác với nhóm, nhưng điều đó sẽ không thoải mái cho tất cả mọi người.
Một số nhân viên không sử dụng gì ngoài mạng công ty để tìm thông tin họ cần, trong khi những người khác có thể thích các cuộc gọi thoại hoặc trò chuyện nhóm, và điều đó là tốt. Cho phép nhân viên từ xa sử dụng các kênh cộng tác nhóm phù hợp với họ.
2. Xây dựng tư duy phát triển, giúp nhân viên của bạn có tiếng nói
Bất chấp tất cả những lợi ích mà công việc từ xa có thể mang lại, nó đòi hỏi rất nhiều năng lượng, kỷ luật tự giác và động lực. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể cảm thấy cô đơn và mất kết nối trong văn phòng tại nhà được tổ chức sai cách của họ, cảm thấy cân bằng giữa công việc và cuộc sống thấp hoặc bị căng thẳng. Điều quan trọng là phải kiểm tra thường xuyên và thu thập phản hồi của họ. Hãy biến nó thành một phần văn hóa công ty của bạn để đưa ra tiếng nói của nhân viên trong các buổi giao tiếp với nhóm của bạn.
Cách bạn giao tiếp với nhóm của mình ảnh hưởng đến tinh thần và động lực của họ cho đến nay. Sẽ rất hữu ích nếu bạn hỗ trợ họ xây dựng một tư duy tích cực, phát triển vì đó là điều thúc đẩy mọi người hành động và giúp họ vượt qua những thách thức hàng ngày mà họ phải đối mặt trong công việc.
Tại sao không tổ chức các buổi phát triển bản thân trực tuyến? Bạn có thể cố gắng vượt qua sự nhút nhát trước webcam của mình và tự mình tổ chức các sự kiện như vậy hoặc nhờ các chuyên gia trong lĩnh vực này chia sẻ mẹo của họ về kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định cho nhân viên từ xa của bạn.
3. Giao tiếp tốt và thường xuyên
Ngập tràn trong hàng đống thông tin họ nhận được qua các kênh liên lạc khác nhau, nhân viên có thể cảm thấy căng thẳng và bắt đầu phớt lờ những thông điệp đáng tin cậy từ bạn.
Để đối phó với điều đó, bạn cần chia sẻ thông tin chính xác với họ . Khi họ làm việc tại nhà, việc thu hút sự chú ý của họ thậm chí còn khó khăn hơn đối với bạn; vì vậy, hãy cố gắng hết sức để hiểu những gì họ cần – và chỉ truyền đạt thông tin đó.
Xác định kênh giao tiếp mà họ thích:
- Gọi điện thoại mỗi tuần một lần để thảo luận về các nhiệm vụ và chia sẻ phản hồi
- Trò chuyện trực tiếp , nơi các chatbot AI có thể đưa ra ghi chú và bạn tham gia bất cứ khi nào được yêu cầu
- Các cuộc gọi điện video để thảo luận về mọi thứ đang diễn ra như thế nào và đưa ra tiếng nói cho mọi thành viên trong nhóm
- Trò chuyện nhóm trong nền tảng nhắn tin nhóm, bao gồm cả các cuộc trò chuyện nhỏ để thu hút mọi người tham gia
- Nhắn tin trực tiếp , để thảo luận về các mục tiêu, nhiệm vụ và thành tích cá nhân
Giao tiếp với các thành viên trong nhóm thông qua các kênh ưa thích của họ thường xuyên hơn. Vui lòng khuyến khích họ sử dụng các công cụ dành cho nhân viên từ xa để tiết kiệm thời gian, quản lý công việc và hiệu suất tốt hơn.
Và hãy xem xét các nền tảng nhắn tin tức thời đáng tin cậy để tổ chức các mục tiêu của nhóm và mọi hoạt động giao tiếp ở mức tốt nhất.
4. Cá nhân hóa tin nhắn của bạn
Như đã nói, nhân viên từ xa của bạn xử lý quá nhiều thông tin. Nhưng nó thường xảy ra rằng không phải tất cả chúng đều cần nhận nó. Nếu bạn muốn giúp nhóm của mình luôn chủ động, hãy đảm bảo rằng họ chỉ tập trung vào những thông tin cần thiết.
Phân đoạn nhân viên của bạn và cá nhân hóa mọi thông điệp của bạn cho phù hợp. Đừng để họ bị lạc trong lũ lụt thông tin hoặc mất thời gian để đoán những gì họ cần sự chú ý. Chỉ gắn thẻ các thành viên trong nhóm nếu thông điệp của bạn liên quan đến họ.
5. Kết nối nhân viên từ xa và không làm việc từ xa của bạn
Khi không phải tất cả nhân viên đều làm việc trong cùng một văn phòng, việc tạo mối quan hệ cá nhân là quá khó khăn đối với họ. Và theo như chúng tôi biết, người lao động có xu hướng làm việc hiệu quả hơn khi cảm thấy được kết nối với phần còn lại của nhóm. Để tất cả nhân viên của bạn có năng suất tốt hơn, hãy cố gắng hết sức để kết nối họ thông qua giao tiếp ảo.
Tạo một gian hàng ảo nơi nhóm của bạn có thể gặp gỡ với các nhân viên khác và chia sẻ thông tin chi tiết, xu hướng kinh doanh, thực tiễn hoặc sự thật thú vị. Hãy xem xét phần mềm liên lạc sẽ cho phép họ chia sẻ nội dung và nhận xét về nó để hợp tác tốt hơn.
6. Cho phép thời gian linh hoạt và công nhận thành tích
Theo số liệu thống kê về công việc từ xa trên Flexjobs, tính linh hoạt cao hơn là điều đã giúp 85% doanh nghiệp tăng năng suất của họ. Hơn thế nữa, 90% nhân viên thừa nhận rằng lịch trình linh hoạt hơn sẽ thúc đẩy tinh thần của họ và giúp giải quyết công việc tốt hơn.
Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể đến từ các múi giờ khác nhau hoặc thích lối sống của những người du mục kỹ thuật số. Với ý nghĩ đó, tại sao bạn không nghĩ đến một mô hình kinh doanh hỗ trợ sự linh hoạt về địa điểm và giờ làm việc?
Tổ chức giao tiếp trong nhóm của bạn liên quan đến lịch trình làm việc của tất cả nhân viên.
Ngoài ra, làm việc từ xa đòi hỏi một tư duy hoàn toàn khác so với làm việc trong văn phòng và một số nhân viên có thể phải vật lộn với điều đó. Hai mươi phần trăm trong số họ thiếu cảm giác thân thuộc và cảm thấy mất kết nối với phần còn lại của công ty.
Để thúc đẩy họ nhiều hơn và khuyến khích sự chủ động của họ, hãy đảm bảo rằng họ cảm thấy được công nhận và có giá trị: Chia sẻ thành tích của nhóm và cá nhân với những người còn lại trong công ty. Vì vậy, hãy tạo một kênh chuyên dụng trong ứng dụng giao tiếp của bạn, nơi các trưởng nhóm sẽ chia sẻ thành tích xuất sắc của nhân viên.
Tham khảo những bài viết liên quan:
Làm thế nào để trở thành một bậc thầy tiếp thị
Cách thúc đẩy doanh số bán hàng của doanh nghiệp qua mùa dịch
