Tôi đã đọc một bài báo gần đây nói rằng hàng tỷ đô la bị lãng phí trong các cuộc họp không cần thiết và không hiệu quả. Điều này khiến tôi suy nghĩ, điều này đúng như thế nào và chúng tôi có thể cải tiến những gì.
Tôi biết tất cả các bạn đã ngồi trong các cuộc họp mà bạn cảm thấy ít hoặc không có giá trị, nơi mà thời gian lẽ ra có thể được sử dụng hiệu quả hơn nhiều.
Câu hỏi này càng hiện lên trong đầu tôi khi tôi ngồi qua một cuộc họp kéo dài một giờ với hơn 40 người tham gia khác. Vậy Các cuộc họp có đáng giá không?
Vào cuối cuộc họp, tôi tự hỏi mình rằng liệu chúng ta có nhận được giá trị 40 giờ mỗi người từ cuộc họp đó hay không, mà câu trả lời của tôi sẽ là không. Đó là chi phí của cuộc họp đó, một tuần làm việc đáng giá cho một người. Nếu cuối cùng chúng tôi hỏi những người tham gia khác liệu chúng tôi có nhận được lợi tức công bằng cho khoản đầu tư đó hay không, tôi nghĩ nhiều người sẽ đồng ý với tôi.
Đối với nhiều thứ trong kinh doanh, và chắc chắn trong CNTT, một cái gì đó có giá cao sẽ phải được chi phí hợp lý.
Cách đo lường giá trị đo lường
Có thể đây là cách tiếp cận mà chúng ta nên thực hiện, với tư cách là mọi người nếu giá trị đó đã đạt được, và nếu không, chúng ta có thể làm gì để cải thiện nó.
Tôi nghi ngờ rằng nhiều người sẽ gợi ý rằng bất kỳ cuộc họp nào với 40 người cũng không thể tăng thêm giá trị. Tuy nhiên, hôm qua tôi đã tham dự một cuộc họp có quy mô tương tự và những lợi ích thu được từ cuộc họp đó là rất đáng kể. Là một phần của quá trình đánh giá sản phẩm, chúng tôi đã tiết kiệm được nhiều chi phí bổ sung do quá trình đánh giá cho thấy rằng một số hoạt động dự phòng có thể được giảm bớt trong phạm vi điều này sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí và công sức.
Và mặc dù một số người không thêm giá trị, nhưng họ nhận được giá trị sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong các giai đoạn tiếp theo của công việc.
Vì vậy, chỉ giới hạn quy mô cuộc họp không phải lúc nào cũng là câu trả lời đúng.
Trong phương pháp luận của AGILE vào cuối các cuộc họp, thường có đánh giá về việc liệu mọi thứ có diễn ra tốt hay không và những gì có thể được cải thiện, và tôi đề nghị mở rộng điều đó cho tất cả các cuộc họp.
Dưới đây là một số gợi ý để cải tiến.
Tuy nhiên, để làm được điều này, chúng tôi phải tạo ra một không gian an toàn, nơi mọi người cảm thấy thoải mái để cung cấp phản hồi trung thực. Ocó nhiệt độ, nó sẽ là một bài tập trống rỗng.
Hỏi mọi người xem họ có cảm thấy chung là liệu giá trị cuộc họp có vượt quá chi phí hay không. Và nếu không, có bất kỳ đề xuất nào về cách nó có thể được cải thiện.
Hỏi riêng mọi người xem họ có cảm thấy họ nhận được giá trị từ cuộc họp hay không, hay liệu họ có thể hoặc đã làm tăng thêm giá trị nào không. Và nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là không, thì hãy đặt câu hỏi liệu họ có nên tham gia cuộc họp hay không.
Tôi thường được mời đi họp, vì cảm giác lịch sự, nhưng thực tế là tôi đã cho đi hoặc nhận được ít giá trị.
Chúng ta nên để mọi người xác định xem họ có cần tham gia một cuộc họp hay không. Tôi muốn có một thành viên trong nhóm làm việc gì đó mà họ cảm thấy là quan trọng hơn là chỉ tham gia một cuộc họp để có mặt và không hơn thế nữa. Đó là một sự mất mát hiệu quả ngay tại đó.
Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo và mọi người không muốn tham dự các cuộc họp của bạn, thì đừng giận họ, hãy bắt đầu tổ chức các cuộc họp tăng thêm giá trị.
Tất cả chúng ta đều đã từng làm việc cho các ông chủ, và thậm chí có thể là những ông chủ, người thích nói chuyện với một nhóm lớn, nhưng nếu đó là một cuộc họp có giá trị thấp thì bạn chỉ đang làm xói mòn giá trị mà bạn và nhóm của bạn mang lại.
Đây chỉ là một số suy nghĩ tôi muốn chia sẻ, dựa trên chi phí, và có vẻ như số lượng các cuộc họp mà mọi người tham gia đều tăng lên.
Tham khảo những bài viết liên quan:
Xác định giá trị cốt lõi của thương hiệu
Cách tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh của bạn
Ứng dụng truyền thông mạng xã hội cho doanh nghiệp nhỏ
Làm thế nào để doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh với doanh nghiệp lớn
