Phần mềm quản lý dự án trực tuyến là một nguồn lực tuyệt vời cho tất cả những thời điểm khi bạn cần phải tung hứng với thời hạn, nguồn lực và bất kỳ giao phẩm nào. Điều quan trọng là bất cứ lúc nào bạn cũng phải có một dự án chuyên nghiệp để quản lý, mà doanh nghiệp nhỏ của bạn đang dựa vào.
Với kiểu phần mềm này, bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp nhỏ của bạn hoạt động hiệu quả. Bạn sẽ không bị tụt lại phía sau các dự án, theo dõi thời hạn lỏng lẻo, hoặc bỏ lỡ các cột mốc quan trọng. Với phần mềm quản lý dự án trực tuyến phù hợp, bạn sẽ luôn ở làm chủ được các dự án hiện đang trong quá trình thực hiện.
Ngoài ra, có những lợi ích của việc tận dụng đám mây và làm việc với phần mềm tích hợp trực tuyến, chẳng hạn như có thể dễ dàng làm việc với nhóm của bạn từ bất kỳ vị trí nào. Bạn cũng có thể truy cập theo dõi dự án của mình trên nhiều thiết bị dễ dàng hơn.
Có rất nhiều sự lựa chọn về quản lý dự án trên web. Tất nhiên, không phải tất cả các phần mềm đều được tạo ra như nhau, do đó rất hữu ích khi biết được sự khác biệt giữa chúng và khám phá ra phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh cá nhân của bạn.
Những tính năng tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án trực tuyến
Đây là một ví dụ về các tính năng quan trọng mà phần mềm nên bao gồm:
- Chia sẻ tập tin và truy cập – Khả năng chia sẻ tập tin và truy cập là một khía cạnh trọng yếu trong quản lý dự án. Tất cả các tài liệu dự án phải ở trong một tập tin trung tâm, và các thông báo sẽ được gửi cho tất cả những ai là thành viên của nhóm khi có sự thay đổi. Tính năng này phải an toàn và có giao diện dễ dùng.
- Tích hợp Email và Nhiều hơn nữa – Đây cũng là một điều lớn. Rất hữu ích cho sự cộng tác bên trong của các dự án và nhiệm vụ, tích hợp email sẽ giúp mọi người làm việc trên một dự án mà không cần phải điều hướng giữa hai nền tảng riêng biệt khi họ đã làm việc với cùng một dự án. Thông thường, bạn sẽ nhận được những thứ như theo dõi email, lịch sử, hàng loạt mẫu và lời nhắc email với tính năng này. Phần mềm quản lý dự án trực tuyến thực sự tốt thậm chí sẽ cho phép bạn tích hợp địa chỉ email của bạn với các hồ sơ truyền thông xã hội được liên kết với email đó, do đó hợp nhất thêm tất cả các loại truyền thông. Hoặc tích hợp với các công cụ khác, như Zapier hoặc những công cụ khác.
- Biểu đồ hình ảnh và Theo dõi – Đây là một phần hữu ích của cả lập kế hoạch và lên thời khóa biểu khi bạn cần theo dõi nhiều dự án. Có một cái nhìn rộng hơn về một dự án nhờ một timeline hình ảnh là rất hữu ích. Có một số hình ảnh đơn giản trong một số phần mềm cũng như Gantt Charts ở mức độ mạnh mẽ hơn. Về cơ bản, điều này cho phép bạn xem những gì mọi người trong một dự án đang làm việc vào bất kỳ thời điểm nào, theo dõi các giao phẩm và phân tích mục tiêu kế hoạch so với kết quả thực tế.
Có nhiều tính năng bổ sung mà bạn có thể muốn có trong phần mềm quản lý dự án trực tuyến của mình. Tốt nhất là bạn nên mở rộng phạm vi hoạt động ra khỏi quá trình, hoặc ghi nhớ chúng khi bạn đào sâu vào các lựa chọn của bạn. Dưới đây là một số điều để xem xét:
- Lập hoá đơn – Hóa đơn phải rất tự động, để mọi người trong đội không cần phải lo lắng về việc theo dõi nó. Thông thường tính năng này cũng được tích hợp với các tính năng theo dõi thời gian.
- Theo dõi thời gian – Đây là một phần tốt cho phần mềm quản lý dự án, theo dõi thời gian là trọng tâm để giữ năng suất. Nó cho phép các nhà quản lý dự án giám sát chi phí và trao quyền cho các cổ đông ước tính thời gian của dự án trước, ghi lại thời gian dành cho mỗi công việc và sau đó ghi lại những gì đã đạt được trong thời gian đó.
- Theo dõi nguồn lực – Theo dõi nguồn lực là công cụ của bạn để theo dõi năng suất và khả năng của mọi người, phòng trống, hoặc trang thiết bị cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.
Làm thế nào để lựa chọn giữa hàng loạt các phần mềm quản lý dự án trực tuyến
Có nhiều lựa chọn để cân nhắc giữa các phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất. Đây là điều bạn cần tìm kiếm khi bạnđánh giá các tùy chọn khác nhau:
- Quy mô và phạm vi của các dự án khác nhau mà bạn và / hoặc nhóm của bạn sẽ làm việc.
- Số người trong nhóm của bạn sẽ làm việc cho dự án cụ thể tại bất kỳ thời điểm nào.
- Sự cần thiết hoặc thiếu quyền truy cập trên di động của phần mềm khi làm việc trong các dự án nhóm.
- Số tiền bạn sẵn sàng chi cho phần mềm quản lý dự án.
- Cho dù bạn và / hoặc nhóm của bạn đã quen thuộc với một số loại phần mềm.
- Bạn cảm thấy thoải mái khi học cách sử dụng một phần mềm quản lý dự án mới.
- Khoảng thời gian bạn thực sự muốn bỏ ra để tìm hiểu cách sử dụng tối ưu phần mềm mới.
10 phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất
Dưới đây là một số giải pháp quản lý dự án trực tuyến mạnh mẽ sẽ giúp bạn phát triển các dự án này một cách hiệu quả và theo dõi sự tiến độ. Chúng tôi cũng bao gồm một phân tích về thế mạnh của chúng, giúp bạn nhanh chóng chọn được phần mềm tốt nhất để sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ của mình.
1. Asana – Quản lý dự án trực tuyến tinh gọn
Asana hứa hẹn sẽ giúp bạn và nhóm của bạn phát triển công việc. Điều chú ý về Asana là nó có quy mô lớn: Nó được sử dụng bởi các công ty lớn và các doanh nghiệp nhỏ cho các tổ chức phi lợi nhuận.
Cho phép bạn theo dõi các dự án từ khi bắt đầu đến kết thúc, phần mềm quản lý dự án trực tuyến này bao gồm các tính năng có khả năng và thiết kế chu đáo, vì vậy các nhóm sẽ không phải phí thời gian của họ để tìm cách điều hướng giao diện của nó.
Asana được biết đến vì tínhlinh hoạt của nó, đó là lý do tại sao các nhóm cũng rất thích sử dụng nó qua các công việc hàng ngày và công việc bình thường hơn. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát Asana theo ý thích của bạn, giúp bạn theo dõi tất cả mọi thứ từ luồng công việc và thông tin cho đến các chi tiết dự án theo phút.
Xem hướng dẫn của chúng tôi để biết thêm cách bắt đầu sử dụng Asana:
2. Podio – Quản lý dự án trực tuyến có thể tùy chỉnh
Một công cụ quản lý dự án phổ biến ngày càng phổ biến, Podio cho phép bạn tổ chức bất kỳ công cụ truyền thông nào cho các doanh nghiệp nhỏ. Khả năng tùy chỉnh cũng rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án, đó là lý do tại sao Podio có các tính năng tùy chọn cá nhân hoá cho phép các doanh nghiệp tự thiết kế.
Hãy nghĩ về công cụ này như một mạng intranet nội bộ cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn ở các phòng ban khác nhau để tương tác, theo dõi dự án, hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và hơn thế nữa.
Dưới đây là một số điều bạn có thể thực hiện trên Podio:
- Giao tiếp như một nhóm
- Định cấu hình quản lý tác vụ
- Sử dụng hệ thống lưu trữ tệp
- Tạo tùy chỉnh
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sửa đổi công cụ này thành một CRM. Các gói giá rất hợp lý, bắt đầu từ khoảng 9 đô la một tháng. Chúng tôi sử dụng Podio làm CRM hoàn toàn tùy chỉnh của chúng tôi tại Envato Tuts để theo dõi tất cả các giảng viên chúng tôi cộng tác, để tuyển dụng những người mới, và theo dõi các ứng dụng mới thông qua các mẫu đơn trực tuyến.
3. Wrike – Phần mềm quản lý dự án trực quan
Nếu bạn muốn một điều gì đó mà bạn có thể thiết lập trong một thời gian ngắn, vậy thì chắc chắn bạn phải xem qua Wrike. Các nhóm làm việc với số lượng lớn công việc sẽ hài lòng với số lượng dự án không giới han để sử dụng. Theo dõi thời gian cũng được bao gồm trong ứng dụng này, một tính năng được bao trùm tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hóa ứng dụng web.
Nó cung cấp khả năng tuỳ biến tốt, vì người dùng được tự do sửa đổi bảng điều khiển của nó theo ý thích của họ. Ví dụ, tính linh hoạt này cho phép bạn và nhóm của bạn biến đổi nó thành một giải pháp hợp tác và quản lý công việc tổng thể.
Một lợi ích khác của việc sử dụng Wrike là nó không mất nhiều thời gian để học – đó là một nền tảng rất trực quan.
4. Trello – Quản lý Dự án và Nhiệm vụ trực tuyến
Trello dựa vào sự đơn giản và dễ hiểu của thiết kế dựa trên thẻ để trao quyền cho các nhóm để di chuyển các nhiệm vụ và dự án của họ về phía trước. Bằng cách này, một trong những giải pháp phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất sử dụng sự tối giản để giúp các nhóm tổ chức và nói chuyện với nhau trên các dự án khác nhau. Chúng tôi sử dụng công cụ này tại Envato Tuts để lập kế hoạch và theo dõi các dự án nội dung của chúng tôi qua sản xuất.
Cũng cần phải nói rằng, ứng dụng này là thiên về mặt trực quan; nếu bạn thích di chuyển các thẻ vào các cột khác nhau một cách thường xuyên để cập nhật tình trạng của các dự án và hợp tác khác nhau thì Trello chắc chắn sẽ thu hút bạn. Tích hợp Zappier cũng được giới thiệu ở đây.
Trello phù hợp hơn cho các nhóm có dự án ngắn hơn hoặc linh hoạt hơn để hoàn thành thay vì những dự án dài hàng tháng trời. Nó đơn giản để sử dụng, vì vậy bạn có thể bắt đầu sử dụng nó một cách nhanh chóng. Để biết thêm thông tin về Trello, xem:
5. Liquid Planner – Công cụ quản lý dự án giàu tính năng
Theo dõi và quản lý nguồn tài nguyên sẽ dễ dàng hơn với Liquid Planner do tính năng phong phú của nó. ứng dụng web này không chỉ là một ứng dụng web responsive, mà nó cũng có một giao diện tuyệt vời có tính năng kéo và thả đơn giản. Không cần phải học nhiều để điều hướng thành công giao diện của nó.
Đây cũng là một món hời cho phần mềm này, vì bạn có thể làm nhiều hơn là chỉ quản lý các dự án từ đầu đến cuối và theo dõi thời hạn và giao phẩm. Trong khi phần mềm này khá đơn giản để sử dụng, bạn cũng có thể sử dụng nó một cách sâu rộng để có thể nhận ra đầy đủ tất cả các tính năng của nó, làm quen với nó, nhưng sẽ rất phù hợp với các nhóm có nhiều công việc mà họ muốn quản lý một cách trơn tru.
6. Basecamp – Phần mềm quản lý dự án trực tuyến đơn giản
Basecamp là một trong những lựa chọn phổ biến nhất, như các giải pháp phần mềm quản lý dự án trực tuyến thực hiện, đã chiếm được một phần lớn của thị trường. Nếu có một từ để mô tả kinh nghiệm của Basecamp, nó sẽ là khả năng sử dụng. Điểm nổi bật của phần mềm này chính là tích hợp di động có thể áp dụng rộng rãi.
Hãy tưởng tượng rằng bạn có thể truy cập phần mềm quản lý dự án thông của bạn thông qua hầu hết bất kỳ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng nào và bạn có ý tưởng về chức năng của Basecamp. Đương nhiên, tính năng hiệu quả này làm cho nó rất hấp dẫn đối với các bên liên quan, những người trải rộng trên toàn thế giới.
Việc có thêm nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ ba là một lý do khác khiến Basecamp có diện mạochuyên nghiệp, cùng với mức giá hợp lý của nó.
Đây là hướng dẫn của chúng tôi về quản lý dự án với Basecamp:
7. Zoho Projects – Quản lý dự án trực tuyến có thể mở rộng
Với giao diện người dùng gọn gàng và đơn giản, Zoho Projects có rất nhiều hỗ trợ khi bạn muốn tích hợp các ứng dụng liên quan đến công việc / năng suất khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Google Apps. Nền tảng giàu tính năng nói chung dễ thiết lập và bắt đầu sử dụng, và nó cũng responsive.
Với tùy chọn miễn phí có sẵn, phần mềm này sẽ không cho phép bạn truy cập vào tất cả các tính năng của nó. Với điều này, bạn sẽ phải chi khoảng $50 USD mỗi tháng, để sử dụng được nhiều tính năng hơn. Tin tốt lành đó là tùy chọn miễn phí cho phép bạn trải nghiệm để biết được nó có thể quản lý dự án nhóm của bạn một cách dễ dàng hay không; từ đó, bạn có thể quyết định nâng cấp. Đây là một trong những giải pháp quản lý dự án duy nhất cung cấp điều này.
Dù vậy, Zoho Projects cũng cho phép bạn linh hoạt, cho phép bạn chia qui mô theo nhóm, kích cỡ doanh nghiệp và dự án cũng như cường độ phát triển khi bạn thành công hơn.
8. Clarizen – Công cụ Quản lý công việc và dự án trực tuyến
Với các API mở, thiết lập trò chuyện, dễ điều hướng và tập trung quản lý công việc toàn diện, Clarizen là một lựa chọn tốt. Điểm nổi bật nhất của nó là sự kết hợp của quản lý dự án với quản lý công việc cho một giải pháp phần mềm được thực hiện cho một doanh nghiệp nhỏ đang phát triển nhanh.
Phần mềm quản lý dự án trực tuyến thường tập trung vào giao tiếp, lập kế hoạch và nhiệm vụ, vì vậy tất cả mọi người đều nắm được những gì họ cần phải làm. Các công cụ quản lý công việc cũng làm việc đó, nhưng các công cụ này cũng cho phép làm việc mà không có thời hạn và giao phẩm cụ thể.
Thế mạnh lớn của Clarizen là giao diện dễ sử dụng của nó, làm cho sự kết hợp đầy tham vọng của trình quản lý dự án và công việc này có thể sử dụng được nhiều hơn, ngay cả đối với những người mới sử dụng nền tảng này.
9. Teamwork Projects – Quản lý dự án hợp tác
Teamwork Projects là một giải pháp phần mềm quản lý dự án trực tuyến kết hợp nhiều giá khác nhau với các tính năng và khả năng sử dụng tuyệt vời. Nó phù hợp với các nhóm và phạm vi dự án nhỏ hơn.
Để phù hợp với các nhóm nhỏ hơn và tính dễ sử dụng của nền tảng với trải nghiệm người dùng tuyệt vời, Teamwork Projects có một giao diện người dùng cực dễ hiểu. Như vậy, bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể tìm thấy cách điều hướng một cách bản năng, mà không cần phải học nhiều trước khi sử dụng nó.
Giải pháp phần mềm này đi kèm với một loạt các công cụ để quản lý hoá đơn của khách hàng của bạn, theo dõi thời gian đưa vào dự án, và tất nhiên, theo dõi các dự án và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành thành công đúng giờ.
10. Todoist – Quản lý Nhiệm vụ, Năng suất và Dự án
Todoist là giải pháp năng suất được yêu thích, cũng kết hợp rất nhiều yếu tố làm việc theo nhóm để thúc đẩy các dự án chuyển tiếp hiệu quả. Đây cũng là một công cụ quản lý dự án trực tuyến tốt cho các nhóm nhỏ hơn, làm cho nó trở thành sự lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp nhỏ.
Một trong những điểm mạnh của nó là một giao diện người dùng dựa trên một hệ thống gắn thẻ và màu sắc mà làm cho việc tổ chức các dự án và nhiệm vụ khác nhau trong dự án thật dễ dàng. Ngoài ra còn có một tính năng trò chuyện hữu ích trong giao diện người dùng giúp giao tiếp nhanh chóng và rõ nét.
Điều nổi bật nhất của Todoist là cách nó truy cập trên nhiều nền tảng trên các hệ điều hành khác nhau. Điều này khiến nó là một sự lựa chọn đáng tin cậy cho các nhóm làm việc cùng nhau rải rác trên khắp thế giới.
Khiến cho doanh nghiệp của bạn làm việc hết mình
Điều hành một doanh nghiệp nhỏ sẽ là một rắc rối nếu bạn tổ chức kém. May mắn thay, phần mềm quản lý dự án như những phần mềm mà chúng tôi đã nhấn mạnh ở đây sẽ khiến tình trạng hỗn loạn khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ và biến nó thành một thực tế dễ quản lý – có nghĩa là bạn có thể tập trung vào các mục tiêu như phát triển doanh nghiệp, thu hút nhiều khách hàng và có doanh thu nhiều hơn.
Để có thêm nguồn cảm hứng và lời khuyên về cách tận dụng tối đa phần mềm quản lý dự án trực tuyến tốt nhất, hãy đọc bài sau:
Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận: Làm thế nào để bạn quản lý các dự án doanh nghiệp nhỏ của bạn và theo dõi chúng? Phần mềm quản lý dự án trực tuyến yêu thích của bạn là gì? Ngoài ra, những tính năng nào mà phần mềm quản lý dự án có mà bạn thấy hữu ích và không thể quản lý mà thiếu nó?
Tham khảo những bài viết liên quan:
Cách quản lý hiệu quả và tạo động lực cho người làm việc từ xa
5 bước thực hiện cuộc gọi bán hàng hiệu quả
