Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, có quá nhiều thứ cần phải quan tâm — bán hàng, tiếp thị, phát triển sản phẩm, v.v. — chưa kể đến nhiệm vụ rất quan trọng của việc cố gắng tạo ra lợi nhuận và duy trì hoạt động kinh doanh.
.jpg)
Với tất cả những điều phải lo lắng đó, công việc nhân sự (HR) đôi khi có thể trượt ra khỏi danh sách các ưu tiên. Đó là một sự xấu hổ, bởi vì có một số vấn đề cơ bản về nhân sự rất quan trọng mà mọi doanh nghiệp nhỏ cần phải quan tâm. Ví dụ như:
- Bạn có biết rằng tất cả các luật lao động có ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn?
- Bạn có đang quan tâm đến nhu cầu đào tạo của nhân viên không?
- Bạn đã so chuẩn thù lao để đảm bảo nó có cạnh tranh không?
- Bạn đang làm mọi thứ có thể để giữ an toàn cho nhân viên của mình, để giải quyết xung đột một cách hiệu quả, để tạo ra một nơi làm việc đa dạng và bao hàm, và nhiều hơn nữa?
Nếu không, thì cũng đừng lo lắng – bạn không phải là người duy nhất. Một khảo sát gần đây của Paychex cho thấy 21% chủ doanh nghiệp nhỏ không tự tin trong việc quản lý chức năng nhân sự, và nhiều người không biết hoặc không thực thi luật lao động quan trọng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của họ.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 15 chức năng cơ bản về nhân sự mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ nên biết. Vì đây là một bài tổng quan cấp cao, do đó, tôi sẽ giới thiệu ngắn gọn về từng chủ đề, nhưng tôi sẽ liên kết đến nhiều nguồn nguồn tài nguyên hơn để bạn có thể tìm thêm thông tin khi cần.
Ngoài ra, hãy nhớ xem Hướng dẫn nhân sự dành cho doanh nghiệp nhỏ hoàn chỉnh của chúng tôi, bao gồm một loạt các chủ đề về nhân sự, từ việc tuyển dụng cho đến sa thải và mọi thứ khác nữa.
1. Thuê những người tốt nhất
Có một doanh nghiệp nói rằng:
“Bạn giỏi như những người bạn thuê”.
Không quan trọng ý tưởng kinh doanh, tiếp thị, lập kế hoạch và mọi thứ khác của bạn tốt đến mức nào, đó là nhân viên của bạn, những người phải đưa tất cả vào thực hiện. Nếu bạn không có đúng người thiết kế sản phẩm của bạn và đại diện cho công ty của bạn gặp các khách hàng của bạn, thì bạn sẽ gặp rắc rối.
Một cuộc khảo sát của CareerBuilder gần đây cho thấy ba phần tư người sử dụng lao động đã thuê nhầm người cho một vị trí, và chi phí trung bình của một khoản thuê xấu là gần 17.000 đô la vì mất năng suất, thời gian và chi phí thuê và đào tạo một vị trí thay thế, v.v.
Tuyển dụng hiệu quả bắt đầu với việc kết hợp một mô tả công việc rõ ràng mà nó bán công việc đó, không loại trừ các ứng cử viên tốt một cách không cần thiết và được đăng ở những nơi phù hợp. Sau đó, bạn sẽ cần phải chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn đó một cách phù hợp, bao gồm biết phải hỏi gì và không hỏi gì, và đưa vào một gói lương và các phúc lợi cạnh tranh cho ứng cử viên mà bạn đã chọn. Và cuối cùng, có một số vấn đề về pháp lý quan trọng cần vượt qua.
Để biết thông tin về cách làm tất cả những điều này đúng cách, hãy xem các hướng dẫn sau:
2. Đẩy nhanh tốc độ cho những nhân viên mới
Khi bạn đã nỗ lực rất nhiều để thuê đúng người, điều cuối cùng mà bạn muốn làm là đánh mất họ. Nhưng đó chính xác là những gì có thể xảy ra nếu bạn không có chương trình đào tạo tích hợp phù hợp. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 40% nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên nếu họ được đào tạo nghề kém.
Khi bạn mới bắt đầu, bạn có thể tự đào tạo một vài nhân viên mới trước tiên. Nhưng ngay sau khi bạn phát triển vượt ra khỏi một vài thành viên nhân viên, bạn sẽ cần phải tạo ra một kế hoạch đào tạo định hướng chính thức bao gồm ở mức tối thiểu:
- giới thiệu về lịch sử và giá trị của công ty
- thông tin thực tế về trả lương, phúc lợi, chính sách công ty, thời gian nghỉ, v.v.
- cơ cấu doanh nghiệp và những người chủ chốt
- khách hàng của bạn là ai và họ muốn gì
- hành vi nào được mong đợi từ các nhân viên
- các công cụ và phần mềm mà nhân viên mới sẽ cần phải học
Bạn có thể tìm thêm chi tiết trong hướng dẫn sau:
3. Cung cấp các khoản lương và phúc lợi cạnh tranh
Làm thế nào để bạn biết được số tiền trả cho nhân viên bạn? Và một khi bạn đã tìm được con số phù hợp, cách bạn có thể theo kịp với một thị trường thay đổi và sự không ngừng cải thiện các kỹ năng và kinh nghiệm của các nhân viên?
Câu trả lời là so chuẩn thù lao. Và cung cấp những lợi ích hấp dẫn như bảo hiểm y tế, nghỉ phép và quỹ hưu trí cũng có thể giúp thuyết phục những người tài năng tham gia vào công ty của bạn (và thuyết phục họ ở lại lâu hơn khi họ làm việc cho công ty của bạn).
Để tìm hiểu cách so chuẩn thù lao hoạt động như thế nào và những lợi ích của nhân viên mà bạn nên cung cấp, hãy đọc bài viết này:
4. Giữ an toàn cho nhân viên của bạn
Đây có thể không phải là điều bạn nghĩ nhiều, đặc biệt là khi bạn điều hành một doanh nghiệp làm việc trong văn phòng với một vài mối nguy hiểm rõ ràng. Nhưng hãy xem xét một thực tế rằng ở Hoa Kỳ trong năm 2015, 4.836 nhân viên đã chết vì chấn thương phải chịu đựng tại nơi làm việc.
Cần phải rõ ràng rằng sự an toàn của nhân viên là trách nhiệm quan trọng nhất của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là bạn:
- đánh giá các rủi ro
- kiểm soát ổn thỏa
- đảm bảo rằng mọi người tuân theo các quy tắc an toàn
Tất nhiên, có nhiều chi tiết hơn cho nó và bạn có thể thấy rằng trong Sổ tay An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ của Cơ quan của Hoa Kỳ, hoặc trong các hướng dẫn sau đây:
Advertisement
5. Có chính sách tuyển dụng rõ ràng
Các doanh nghiệp nhỏ thường hoạt động rất không chính thức, và đôi khi đó có thể là một sức mạnh. Nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, không hiệu quả, mất năng suất, và đôi khi là các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
Vì vậy, nó có đáng giá để dành thời gian tạo ra một sổ tay nhân viên với tài liệu rõ ràng. Sổ tay thường bao gồm các phần sau:
- Tổng quan công ty
- các chính sách về an toàn
- lời tuyên bố về sự đa dạng và bình đẳng
- lương và phúc lợi
- quy tắc ứng xử
- kỷ luật và chấm dứt việc làm
- xác nhận đã nhận (để nhân viên ký)
- các thông báo pháp lý
Bạn không chắc chắn những phần này nên bao gồm những gì? Giải pháp nguồn nhân lực cung cấp mẫu sổ tay nhân viên miễn phí trên trang web của họ hoặc bạn có thể tìm thêm hướng dẫn tại đây:
6. Đo lường hiệu suất của nhân viên
Vậy là, bạn đã thuê đúng người, bạn trả tiền cho họ một cách công bằng, và bạn đã đảm bảo rằng họ an toàn trong tại nơi làm việc và biết tất cả các chính sách của công ty. Thật tuyệt vời!
Bây giờ bạn cần thiết lập quy trình đánh giá hiệu suất. Vấn đề không chỉ là kiểm tra các nhân viên. Đánh giá hiệu suất có thể rất hữu ích cho nhân viên, bằng cách thiết lập các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng và cho họ biết họ đang làm việc như thế nào.
Để biết thêm về tầm quan trọng của đánh giá hiệu suất và cách thiết lập chúng phù hợp, dưới đây là một số nguồn tài nguyên bổ sung:
7. Giao tiếp rõ ràng
Giao tiếp tốt là điều cốt yếu của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Và ngược lại, giao tiếp xấu có thể là thảm họa. Trong một cuộc khảo sát của công ty đào tạo Fierce Inc., 86% số người được hỏi đổ thừa cho sự thiếu hợp tác hoặc giao tiếp không hiệu quả vì những thất bại tại nơi làm việc.
Các doanh nghiệp nhỏ có một lợi thế rõ ràng ở đây — việc giao tiếp với vài chục nhân viên trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với vài nghìn người. Nhưng bạn vẫn phải cẩn thận để thiết lập mọi thứ cho phù hợp. Trong hướng dẫn sau, bạn sẽ được tìm hiểu tất cả những cách tốt nhất để mọi người luôn được thông báo, truyền đạt giá trị của công ty, nhận phản hồi từ nhân viên và hơn thế nữa.
8. Cung cấp đào tạo hiệu quả
Chúng tôi đã bao gồm đào tạo định hướng cho những nhân viên mới, nhưng đào tạo là một yêu cầu nhất quán. Nếu bạn muốn dẫn đầu trong một thị trường phát triển và cạnh tranh, bạn sẽ cần những nhân viên được đào tạo tốt, những người không ngừng học các kỹ năng mới. Đào tạo tốt cũng có thể là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện sự hài lòng và giữ chân nhân viên.
Nếu bạn đang nghĩ rằng bạn không thể có đủ khả năng đó, hãy suy nghĩ lại. Trong khi các chương trình đào tạo truyền thống của công ty có thể tốn kém, có rất nhiều cách lựa chọn thay thế miễn phí hoặc với chi phí thấp. Bạn có thể đọc thêm về chúng, cùng với các chi tiết về cách tập hợp các kế hoạch đào tạo cá nhân cho từng nhân viên, trong hướng dẫn này:
9. Giữ cho nhân viên của bạn hạnh phúc và cải thiện sự giữ chân nhân viên
Rất nhiều thứ khác mà chúng tôi đang xem xét trong bài viết này, chẳng hạn như giao tiếp tốt và đào tạo hiệu quả, sẽ khiến những nhân viên hạnh phúc ở lại với bạn lâu hơn.
Nhưng nó vẫn đáng để chú ý đặc biệt đến phạm vi này và theo dõi tỷ lệ thay đổi nhân sự của nhân viên của bạn. Tỷ lệ thay đổi nhân sự cao có thể gây tốn kém cho doanh nghiệp của bạn, không chỉ vì chi phí thuê và đào tạo thay thế mà còn vì kiến thức và chuyên môn bị mất đi khi các nhân viên ra đi mang theo. Nó cũng có thể là thảm họa về tinh thần của nhân viên khi thấy mọi người liên tục nghỉ việc
10. Tuân thủ các quy tắc
Đây là lý do quan trọng để không điều hành doanh nghiệp nhỏ của bạn một cách không chính thức: luật lao động. Có một loạt các quy định và nhiều quy tắc áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ.
Bạn có tuân thủ luật cơ hội bình đẳng không? Bạn có cung cấp cho nhân viên của bạn các quyền mà họ có theo luật pháp của quốc gia bạn không? Bạn có đang xử lý biên chế hiệu quả và giữ bất kỳ hồ sơ nào bạn được yêu cầu bảo quản không?
Nếu không, bạn có thể muốn xem hướng dẫn nhanh này:
11. Giải quyết xung đột
Trong một công ty lớn, khi xung đột nảy sinh giữa các nhân viên, họ thường bị xử lý bởi các nhà quản lý và sau đó được chuyển đến bộ phận nhân sự nếu sự việc trở nên nghiêm trọng và khó khăn hơn.
Những xung đột đó có thể phát sinh trong các công ty nhỏ, và nếu bạn không có nhân viên HR tận tâm, bạn có thể sẽ là người giải quyết chúng. Hãy thử tham khảo checklist này từ bộ phận Nhân sự tại trường Đại học California, Berkeley:
- Thừa nhận rằng một tình huống khó khăn đang tồn tại.
- Hãy để các cá nhân bày tỏ cảm xúc của họ.
- Xác định các vấn đề.
- Xác định nhu cầu cơ bản.
- Tìm các phạm vi chung của thỏa thuận, dù nhỏ thế nào đi nữa.
- Tìm các giải pháp để đáp ứng nhu cầu.
- Xác định sự theo sát mà bạn sẽ thực hiện để giám sát các hành động.
- Xác định bạn sẽ làm gì nếu xung đột không chưa được giải quyết.
Và bạn cũng có thể đọc phần cuối cùng của hướng dẫn về giao tiếp của chúng tôi:
12. Hãy làm việc có hiệu quả với lương bổng và các giấy tờ khác
Mọi người đều thích được trả lương đúng hạn. Việc thưc hiện lương bổng một cách hiệu quả nên khá đơn giản, đặc biệt nếu bạn sử dụng phần mềm tốt để giúp bạn, nhưng vẫn có thể phạm sai lầm. Không có cách nào làm mất lòng tin của nhân viên hơn là bị trễ lương.
Và do đó, bạn cần đảm bảo bạn đã khấu trừ phù hợp số tiền thuế và nộp các biểu mẫu thích hợp với cơ quan thuế. Nó không phải là thứ thú vị nhất mà bạn từng làm với tư cách là chủ doanh nghiệp, nhưng nó rất quan trọng khi bạn làm đúng. Dưới đây là một vài hướng dẫn:
13. Đảm bảo tính đa dạng và công bằng tại nơi làm việc
Bây giờ là năm 2017. Nếu nơi làm việc của bạn không đa dạng như xã hội bạn sống và làm việc, thì bạn cần tự hỏi tại sao và thực hiện các bước để giải quyết vấn đề. Tôi chắc chắn rằng bạn không có ý thức loại trừ mọi người dựa trên giới tính, chủng tộc, tuổi tác hoặc các tiêu chí khác, nhưng bạn cũng có thể làm như vậy một cách vô thức — và làm hại doanh nghiệp của bạn trong quá trình này.
Dưới đây là hướng dẫn về những lợi ích của sự đa dạng (gợi ý — kiếm nhiều tiền hơn đứng đầu danh sách).
14. Xử lý quá trình chấm dứt hợp đồng
Nếu bạn đang làm nhân sự, thì các nhân viên của bạn sẽ hạnh phúc hơn và hiệu quả hơn trong công việc của họ, và ít người trong số họ sẽ muốn nghỉ việc. Nhưng dù vậy, bất kể bạn làm gì, vào một lúc nào đó bạn sẽ phải xử lý tình huống của một nhân viên muốn nghỉ việc – hoặc đôi khi, bạn sẽ cần phải cho nghỉ việc một người nào đó có hiệu suất kém.
Từ việc phải đảm bảo chuyển giao suôn sẻ cho đến xử lý các cơ sở pháp lý của bạn, có rất nhiều việc phải làm. Và bạn cũng sẽ muốn thực hiện một cuộc phỏng vấn nghỉ việc để đảm bảo rằng bạn biết những gì đã xảy ra và cách bạn có thể cải thiện mọi thứ để tránh các tình huống tương tự trong tương lai. Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu thêm:
15. Nhận sự hỗ trợ phù hợp
Chúng tôi đã đề cập rất nhiều trong bài viết này. Nếu bạn làm tất cả mọi thứ mà chúng tôi đã nói trong ngày hôm nay và tất cả mọi thứ được khuyến nghị trong các hướng dẫn hỗ trợ, nó có thể khá dễ dàng bị choáng ngợp. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có rất nhiều thứ khác phải quan tâm, như lập kế hoạch cho tương lai của doanh nghiệp, đưa ra các chiến lược bán hàng và tiếp thị hiệu quả, theo dõi các tài khoản và hơn thế nữa.
Vì vậy, có khả năng bạn sẽ cần trợ giúp của Nhân sự dưới một số hình thức. Điều đó có nghĩa là thuê một người nào đó, nhưng đối với một doanh nghiệp nhỏ thì có nhiều khả năng bạn sẽ sử dụng dịch vụ bên ngoài hoặc phần mềm HR. Chúng tôi có một hướng dẫn về phần mềm nhân sự sắp ra mắt và bạn có thể đọc hướng dẫn sau đây để tìm hiểu cách nhân sự bên ngoài làm việc như thế nào và nhận hồ sơ của một số nhà cung cấp chính.
Kết luận
Trong bài viết hôm nay, bạn đã có một cái nhìn tổng quan về các vấn đề cơ bản về HR cho các chủ doanh nghiệp nhỏ để hiểu được. Bây giờ bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng hơn về những thứ liên quan đến quản lý nhân sự.
Dĩ nhiên, để thực hiện cho mỗi phạm vi cơ bản về nhân sự, bạn cần phải biết thêm chi tiết, vì vậy tôi khuyến khích bạn đọc các nguồn tài nguyên liên kết khi bạn có thời gian hoặc xem toàn bộ loạt bài viết đầy đủ về nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ .
Tham khảo một số bài viết liên quan:
Mẹo để có một bài thuyết trình tuyệt vời
Nguyên nhân thất bại trong kinh doanh
