Cho đến nay trong loạt bài về các vấn đề nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, chúng ta đã tìm hiểu tất cả các khía cạnh quan trọng về nguồn nhân lực và quản lý nhân viên, từ việc thuê và giữ lại những tài năng tốt nhất để xây dựng văn hóa công ty.
Mục đích là để làm cho chủ đề về nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ chia thành các bước đơn giản dễ theo dõi. Nhưng như chúng ta đều biết, cuộc sống thực tế không phải lúc nào cũng đơn giản hay giống như như lý thuyết. Có những thứ sẽ đi sai cách. Đôi khi, có những thứ sẽ trở nên cực kỳ tồi tệ.
Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét một số vấn đề về nhân sự tồi tệ nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể gặp phải. Chúng ta đề cập đến vấn đề này hơi sớm, nhưng hãy nghĩ về nó như là phiên bản Halloween của bộ truyện. Dù thế, bạn cũng đừng lo lắng – không phải tất cả các câu chuyện đều là truyện kinh dị. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách bạn có thể giải quyết những vấn đề này và cung cấp các liên kết đến các nguồn tài nguyên bổ sung có thể giúp bạn tạo ra một kết thúc có hậu cho Cơn ác mộng trên Đường đi của các doanh nghiệp nhỏ.
1. Phân biệt đối xử và quấy rối
OK, hãy nhảy ngay vào phần khó khăn nhất. Một trong những nhân viên của bạn khiếu nại về vấn đề bị người quản lý của họ quấy rối tình dục. Hoặc bạn bị buộc tội phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, tình trạng khuyết tật, hoặc một số thể loại khác.
Nếu bạn đang nghĩ điều này sẽ không bao giờ xảy ra với bạn, hãy suy nghĩ lại. Ủy Ban Cơ Hội Làm Việc Bình Ðẳng Hoa Kỳ (U.S. Equal Opportunity Employment Commission) đã nhận được 91.503 lời cáo buộc về phân biệt đối xử tại nơi làm việc vào năm 2016. Và chỉ một vài tháng trước, Công ty khởi nghiệp về chia sẻ chuyến đi Uber đã tổ chức một cuộc điều tra với 215 lời cáp buộc về quấy rối khiến 20 nhân viên bị sa thải.
Hai điều thú vị và có tính hướng dẫn về ví dụ củaUber. Đầu tiên là Susan Fowler, nhân viên đầu tiên của Uber công khai với những cáo buộc của cô, cho biết trong một bài đăng trên blog rằng các khiếu nại của cô đã bị nhiều người bỏ qua hoặc giảm thiểu bởi HR. Thứ hai là công ty này đã làm điều đúng đắn muộn màng bằng cách thuê luật sư bên ngoài để thực hiện một cuộc điều tra toàn diện, công bình. Nhưng lúc này, rất nhiều thiệt hại đã xảy ra.
Vì vậy, nếu bạn muốn tránh trở thành Uber tiếp theo, đừng bỏ qua hoặc cố gắng giảm thiểu bất kỳ khiếu nại nào mà bạn nhận được. Hãy thể hiện rõ rằng bạn nghiêm túc với những vấn đề này và sẽ điều tra chúng.
Đúng là công ty nhỏ trung bình không đủ khả năng để thuê một Luật sư lớn của Mỹ như Uber đã làm, nhưng hãy làm những gì bạn có thể, trong ngân sách của bạn, để sắp xếp một cuộc điều tra công bằng bởi các bên trung lập – bên ngoài công ty của bạn nếu có thể. Nếu những lời khiếu nại được chứng minh, hãy đưa ra quyết định để giải quyết chúng.
Tất nhiên, phòng bệnh tốt hơn chữa bệnh. Để biết những lời khuyên cho việc bồi dưỡng văn hóa công sở về sự bao hàm và đa dạng, mà trong đó những sự cố như vậy ít có khả năng xảy ra hơn, hãy xem loạt bài về sự đa dạng của chúng ta, đặc biệt là hướng dẫn này:
2. Xung đột nhân viên
Không phải tất cả các vấn đề giữa các nhân viên đều liên quan đến những lời cáo buộc về quấy rối. Đôi khi, mọi người không hòa thuận với nhau, hoặc họ có một sự bất đồng sâu sắc về cách làm điều gì đó.
Tuy nhiên, những vấn đề đó có thể nghiêm trọng và không chỉ đối với các nhân viên có liên quan. Nếu bạn không thực hiện hành động nhanh chóng để giải quyết xung đột, nó có thể rối rắm hơn và lây lan sang các đồng nghiệp khác, tạo ra một môi trường làm việc độc hại cho mọi người.
Trong một công ty lớn, bộ phận nhân sự sẽ là người hòa giải cho các xung đột như thế này, nhưng trong một doanh nghiệp nhỏ, trách nhiệm đó thường sẽ rơi vào chủ sở hữu. Hòa giải là một quá trình với một số bước cụ thể mà bạn có thể thực hiện để đạt được kết quả thành công mà mọi người chấp nhận. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần cuối cùng của hướng dẫn của chúng tôi về giao tiếp của nhân viên.
3. Lỗi tuyển dụng
Về lý thuyết, việc thuê một nhân viên mới phải là một quá trình được cân nhắc cẩn thận, bắt đầu với định nghĩa cẩn thận về các thuộc tính cần thiết cho vị trí đó, tiến triển qua các giai đoạn khác như nghiên cứu lương và đãi ngộ, quảng cáo và phỏng vấn, và kết thúc với việc thuê thành công được nhân viên phù hợp hoàn hảo.
Mặc dù, thực tế thường khác nhau. Các công ty thường vội vã lấp đầy khoản trống càng nhanh càng tốt, và họ giải quyết cho một ứng cử viên, là người có thể có bằng cấp phù hợp trên giấy tờ, nhưng không phù hợp với văn hóa của công ty.
Để tìm hiểu cách thực hiện đúng, hãy xem hướng dẫn về tuyển dụng của chúng tôi trong loạt bài trước. Và nếu bạn đã thuê nhầm người và cần loại bỏ, hãy xem phần cuối của hướng dẫn trước để đảm bảo rằng bạn đang theo đúng quy trình chấm dứt việc làm.
4. Chống lại sự đa dạng
Nếu bạn có theo dõi tin tức trong năm nay, có thể bạn đã thấy một số đề cập đến “Google memo”. Đó là một ví dụ nổi tiếng hiện tại về một vấn đề chung: sự chống lại các nỗ lực của sự đa dạng từ những người không thấy được giá trị của chúng hoặc phản đối cách chúng được thực hiện.
Cách bạn đối phó với vấn đề này sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, bao gồm nội dung của những lời chỉ trích và tính cách của những người liên quan. Nhưng điều quan trọng là giao tiếp một cách rõ ràng với những người liên quan, làm rõ rằng bạn khuyến khích tranh luận về cách tốt nhất để đạt được sự đa dạng, nhưng cuộc tranh luận phải có được sự tôn trọng các nhóm khác và không ủng hộ các khuôn mẫu vô căn cứ.
Một lần nữa, bạn có thể đọc loạt bài về phát triển sự đa dạng trong doanh nghiệp để biết thêm về điều này.
5. Câu hỏi phỏng vấn bất hợp pháp
Có một nghệ thuật để tiến hành một cuộc phỏng vấn việc làm hiệu quả, và bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang sử dụng thời gian hiệu quả nhất để đánh giá sự phù hợp của ứng cử viên.
Nhưng, quan trọng hơn, có một số câu hỏi thực sự là bất hợp pháp để hỏi và có thể dẫn đến các vụ kiện. Điều này là bởi vì luật cơ hội bình đẳng cố gắng bảo vệ người xin việc khỏi bị kỳ thị bằng cách giới hạn những thông tin mà nhà tuyển dụng có thể yêu cầu họ tiết lộ. Để tìm hiểu những câu hỏi đó là gì và để biết thêm những lời khuyên về một số câu hỏi hay hơn để hỏi thay thế, hãy xem hướng dẫn sau:
6. Tài liệu không đầy đủ
Các doanh nghiệp nhỏ thường làm những việc một cách không chính thức hơn là những doanh nghiệp lớn, và đôi khi điều này có thể là một điều tích cực. Nhưng nó cũng có những nhược điểm của nó.
Nếu bạn không viết tài liệu một cách phù hợp như chính sách công ty và lợi ích nhân viên, thì bạn sẽ phải đối mặt với những câu hỏi liên tiếp từ những nhân viên còn lúng túng và bạn có thể gặp phải những vấn đề về pháp lý trong tương lai nếu các nhân viên cáo buộc rằng họ không nhận thức được các chính sách quan trọng của công ty .
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn tạo tài liệu cho mọi thứ trong sổ tay nhân viên một cách rõ ràng, dễ đọc. Để biết thêm chi tiết về cách thực hiện việc này và một số mẫu Template và ví dụ miễn phí để giúp bạn bắt đầu, hãy đọc bài viết này:
7. Thăng chức sai người
Chỉ vì ai đó giỏi công việc hiện tại của họ, điều đó không có nghĩa là họ sẽ giỏi để làm quản lý. Tất cả chúng ta đều bắt gặp những người được thăng chức vượt ra ngoài khả năng của họ. Kết quả là mất gấp đôi: sự mất mát của một nhân viên có kỹ năng ở một công việc cấp thấp hơn, và việc tạo ra một người quản lý không hiệu quả.
Vì vậy, thay vì thăng chức như một phần thưởng, hãy tiến hành đánh giá nghiêm túc các kỹ năng của nhân viên để xem họ có thực sự là tài nguyên quản lý hay không. Bạn có thể tìm thêm những lời khuyên về các kỹ năng cần tìm trong bài viết này của Harvard Business Review.
Bạn cũng có thể đưa ra những cách khác để thưởng cho các nhân viên, để họ luôn vui vẻ và có động lực trong vai trò phù hợp với họ
8. Bỏ qua quá trình đánh giá hiệu suất
Trong một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đưa ra phản hồi và liên hệ với các nhân viên thường xuyên, vì vậy có vẻ như không cần thiết để ngồi xuống và đi qua quá trình đánh giá chính thức với họ. Sau tất cả, họ đã biết những gì bạn nghĩ về công việc của họ, phải không?
Bạn đã sai. Đưa ra phản hồi đặc biệt rất tốt, nhưng điều quan trọng là phải lên lịch thời gian thường xuyên để thảo luận và đánh giá có cấu trúc hơn về hiệu suất của nhân viên đó.
Những đánh giá hàng quý hoặc hàng năm này là thời điểm tuyệt vời để quay trở lại và nhìn vào bức tranh lớn hơn, quyết định liệu vai trò của nhân viên trong công ty có thay đổi không, và đặt các chỉ tiêu và mục tiêu rõ ràng. Họ cũng cung cấp cho bạn dữ liệu thiết lập các gói lương và phúc lợi của các nhân viên của bạn và đảm bảo chúng vẫn cạnh tranh.
Và nếu ai đó không làm việc theo mong đợi, tốt hơn là bắt đầu xử lý nó và ghi lại nó trong quy trình chính thức này hơn là để cho các vấn đề kéo dài.
9. Làm trái pháp luật
Bạn có thể không có một nhóm pháp lý, nhưng bạn cần phải hiểu và tuân thủ luật lao động.
Những điều này thay đổi theo quốc gia và khu vực, vì vậy chúng ta không thể trình bày chi tiết ở đây, nhưng thông thường bạn cần phải biết những điều như quy định về an toàn nơi làm việc, quyền của người lao động đối với những thứ như nghỉ phép và đại diện công đoàn và luật cơ hội bình đẳng.
Để biết thêm về điều này, hãy đọc hướng dẫn này từ loạt bài về nhân sự dành cho doanh nghiệp nhỏ của chúng ta:
10. Làm những nhân viên mới thất vọng
Thuê người phù hợp là tuyệt vời, nhưng nếu bạn không có định hướng đúng đắn hoặc kế hoạch phát triển cho các nhân viên mới của mình, họ sẽ không thể làm việc đúng tiềm năng của họ.
Và, thậm chí tệ hơn, họ có thể nghỉ việc. Một cuộc khảo sát cho thấy 40% nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên nếu họ được đào tạo nghề kém.
Vì vậy, cung cấp cho những người mới của bạn sự hỗ trợ mà họ cần. Tạo một kế hoạch thích hợp, toàn diện để đào tạo nhân viên mới và liên tục kiểm tra và tinh chỉnh nó để nó cải thiện theo thời gian. Bạn có thể tìm thấy nhiều chi tiết hơn trong hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo kế hoạch đào tạo cho nhân viên doanh nghiệp nhỏ.
11. Giao tiếp kém
Đây là một phạm vi mà các doanh nghiệp nhỏ có lợi thế. Hãy tưởng tượng rằng các tập đoàn lớn sẽ khó khăn thế nào để giữ mọi người đồng quan điểm, khi mà họ có hàng nghìn nhân viên trải rộng khắp các văn phòng khác nhau ở các khu vực khác nhau trên thế giới. So với điều đó, các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện được một cách dễ dàng.
Nhưng giao tiếp vẫn có thể là một vấn đề, đặc biệt khi bạn bắt đầu phát triển và tiếp nhận các nhân viên mới. Các phương pháp không chính thức hiệu quả khi chỉ có bạn và hai người khác có thể bị phá vỡ khi công ty phát triển.
Giao tiếp xấu tạo ra những hậu quả kinh doanh thực sự. Trong một cuộc khảo sát của công ty đào tạo Fierce Inc., 86% số người được hỏi đổ thừa cho sự thiếu sự hợp tác hoặc giao tiếp không hiệu quả đối với các thất bại tại nơi làm việc.
Vì vậy, hãy tham khảo một số lời khuyên để giao tiếp đúng cách:
12. Cho nhân viên nghỉ việc mà không có quy trình
Trong thế giới của truyền hình thực tế, nó có thể vẫn ổn khi chỉ một ngón tay vào một ai đó và nói “Anh/cô bị đuổi việc”. Nhưng trong thế giới thực, cách tiếp cận đó có thể khiến bạn gặp rất nhiều rắc rối.
Ở nhiều quốc gia, luật lao động bảo vệ người lao động khỏi bị sa thải bất công, và họ có thể kiện bạn nếu họ cảm thấy họ bị đối xử không công bằng. Vì vậy, điều quan trọng là phải tuân theo quy trình công bằng, rõ ràng nếu ai đó không thực hiện đầy đủ công việc của họ.
Điều đó có nghĩa là đưa ra một số cảnh báo theo thời gian, giúp nhân viên có cơ hội cải thiện và ghi lại quy trình một cách cẩn thận từ đầu đến cuối. Để biết thêm chi tiết, xem phần cuối của hướng dẫn trước của chúng ta trong loạt bài này.
13. Các thảm họa truyền thông xã hội
Bạn chỉ là một công ty nhỏ, và bạn tin tưởng nhân viên của bạn không làm bất cứ điều gì ngu ngốc trên mạng. Bạn không cần một chính sách truyền thông xã hội, phải không nào?
Trên thực tế, các vấn đề truyền thông xã hội là phổ biến một cách kinh ngạc. Theo một khảo sát, hơn 70% người sử dụng lao động có những nhân viên bị xử lý kỷ luật vì lạm dụng truyền thông xã hội trong công việc. Trong số những thứ khác, các nhân viên đã sử dụng truyền thông xã hội để:
- tiết lộ thông tin bí mật
- xuyên tạc quan điểm của doanh nghiệp
- làm xáo trộn doanh nghiệp
- quấy rối đồng nghiệp
Vì vậy, rất có ý nghĩa khi đưa ra một chính sách rõ ràng, để mọi người biết những gì họ có thể và không thể làm. Đây là một chính sách truyền thông xã hội mẫu mà bạn có thể phong theo cho các yêu cầu của riêng bạn.
14. Lưu giữ hồ sơ lộn xộn
Là một nhà tuyển dụng, bạn có trách nhiệm giữ một số hồ sơ về nhân viên của mình, chẳng hạn như hợp đồng, chi tiết thanh toán, đánh giá hiệu suất, v.v. Bạn cũng phải đảm bảo rằng bạn nộp tất cả các biểu mẫu thuế thích hợp, thực hiện các khoản khấu trừ phù hợp và thực hiện bảng lương chính xác.
Không tài liệu nào trong số này là những món đồ thú vị, mà nó rất quan trọng. Bạn có thể đọc thêm về cách thực hiện nó ngay trong các hướng dẫn sau:
15. Đào tạo không đủ
Ngân sách nhỏ không có nghĩa là bạn không thể đào tạo nhân viên một cách đúng đắn. Với một chút sáng tạo và sử dụng một số nguồn tài nguyên miễn phí hoặc chi phí thấp, bạn có thể cung cấp cho nhân viên của mình mọi sự trợ giúp cần thiết để cải thiện công việc của họ. Một số lợi ích là:
- năng suất cao hơn
- nhân viên hạnh phúc hơn
- sự luân chuyển lao động thấp hơn
- có tính đồng nhất hơn
- luôn cập nhật các xu hướng và thông tin mới nhất
Để tìm hiểu cách tạo một kế hoạch đào tạo toàn diện với ngân sách của một công ty nhỏ, hãy đọc hướng dẫn này:
16. Cung cấp sự an toàn không đầy đủ
Trách nhiệm chính của bạn với tư cách là một người chủ là cung cấp một nơi an toàn để mọi người làm việc. Đó là một vấn đề nghiêm trọng: Tại Mỹ vào năm 2015, 4.836 nhân viên đã chết do bị thương tại nơi làm việc.
Doanh nghiệp của bạn có thể ở văn phòng và không có vẻ gì rất nguy hiểm, nhưng bạn vẫn cần phải đánh giá rủi ro và đặt các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu những nguy hiểm mà nhân viên phải tiếp xúc. Phần đầu tiên của hướng dẫn này về các yêu cầu nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp thêm thông tin về cách thực hiện điều này.
17. Trả lương không cạnh tranh
Lần cuối cùng bạn thực hiện so chuẩn thù lao là khi nào?
Nếu câu trả lời là “Không bao giờ” hoặc “Đó là gì?”, Đừng lo lắng. Có thể khó biết số tiền phải trả để cung cấp cho nhân viên mới là bao nhiêu và số tiền bạn phải trả bao nhiêu cho mỗi năm.
Và các phúc lợi cũng là một phần của phương trình đó. Nếu bạn không cung cấp các gói lương và phúc lợi đủ tốt, bạn sẽ phải ráng sức để thuê và giữ lại những nhân viên tốt nhất – nhưng mặt khác, nếu bạn trả tiền và phúc lợi cao, nó thực sự có thể khiến bạn bị quá sức.
Tìm hiểu cách thực hiện nghiên cứu phù hợp và duy trì tính cạnh tranh trong hướng dẫn này:
18. Lương bổng và phúc lợi hỗn độn
Cung cấp các phúc lợi cho nhân viên hữu ích là rất tốt, nhưng nó cũng làm tăng thêm sự phức tạp cho doanh nghiệp của bạn. Từ việc mất dấu ngày nghỉ phép của nhân viên cho đến không đóng góp số tiền phải đóng vào tài khoản hưu trí, có rất nhiều thứ có thể đi sai với lợi ích của nhân viên.
Và sau đó là lương bổng, là điều dễ rắc rối hơn bạn nghĩ. Nếu bạn trả tiền trễ, hoặc trả số tiền sai, hoặc không khấu trừ đúng số tiền đóng thuế và bảo hiểm quốc gia, thì bạn sẽ làm cho nhân viên của bạn rất không hài lòng, và thậm chí bạn có thể gặp rắc rối về pháp lý.
Có được những sự trợ giúp trong việc thực hiện nó phù hợp ngay trong hướng dẫn của chúng tôi về việc thực hiện bảng lương và các yêu cầu nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ.
19. Mô tả công việc không rõ ràng
Chúng ta đã đề cập đến điều này trong “Lỗi tuyển dụng” trước đó, nhưng đó là một vấn đề hơi khác. Mô tả công việc không rõ ràng vượt ra ngoài quy trình tuyển dụng và có thể ảnh hưởng đến khả năng của nhân viên của bạn để thực hiện công việc của họ một cách chính xác.
Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ thường có nhiều dòng chảy hơn các công ty lớn hơn, khi tất cả mọi người làm tất cả các công việc khác nhau. Điều đó có thể tốt, nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự thất bại và không hiệu quả. Nếu trách nhiệm không rõ ràng, mọi người sẽ bị cuốn hút vào những nhiệm vụ thú vị và vui vẻ hơn, trong khi bỏ qua những nhiệm vụ nhàm chán nhưng quan trọng. Nó cũng khó để đánh giá hiệu suất của một ai đó nếu nó không rõ ràng những gì họ đang phải làm.
Vì vậy, hãy chắc chắn viết mô tả công việc thích hợp cho mỗi nhân viên, cả mới và hiện có. Chúng không nhất thiết phải đầy đủ hoặc hạn chế, nhưng chúng phải bao gồm các trách nhiệm cơ bản của mỗi nhân viên. Bạn vẫn có thể khuyến khích mọi người tham gia vào những điều mới – mô tả công việc luôn có thể được cập nhật!
20. Để mất những nhân viên tốt nhất
Cuối cùng trong danh sách là một tình huống mà không có chủ doanh nghiệp nhỏ nào muốn đi qua, nhưng hầu hết sẽ trải qua ở một giai đoạn nào đó – nhân viên chủ chốt của bạn muốn nghỉ việc.
Ngày nay, mọi người thay đổi công việc thường xuyên, vì vậy đôi khi tình huống này là không thể tránh khỏi. Nhưng có những việc bạn có thể làm để cải thiện việc duy trì những nhân viên chủ chốt và giảm sự thay đổi nhân sự. Rất nhiều điều chúng ta đã nói đến trong loạt bài này sẽ giúp ích, chẳng hạn như cung cấp đào tạo tốt, giao tiếp tốt hơn và trả lương và phúc lợi cạnh tranh. Cũng sử dụng đánh giá hiệu suất của bạn với nhân viên để đảm bảo bạn đang cung cấp cho họ đủ động lực và những thách thức mới để giữ cho họ hài lòng.
Nguồn bài viết: https://business.tutsplus.com/
Tham khảo một số bài viết liên quan:
Cách để tăng doanh số bán hàng trực tuyến
