Tổ chức một cuộc họp ảo chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Số lượng các nền tảng hội nghị trực tuyến đã tăng vọt trong những năm gần đây, thống trị bởi Zoom và Skype. Vấn đề là nhiều nhà quản lý và sếp cấp cao vẫn chưa cảm thấy thoải mái khi điều hành một cuộc họp kinh doanh không trực tiếp và gặp mặt trực tiếp. Có rất nhiều cách để một cuộc họp kinh doanh trực tuyến không thành công và có thể khó để mọi thành viên trong nhóm đóng góp. Tuy nhiên, khi các cuộc họp trực tuyến được tổ chức quá nhanh và không tốn kém, thật khó để bác bỏ giá trị của chúng. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn điều hành cách tổ chức các cuộc họp trực tuyến tốt hơn
Sử dụng đúng công cụ
Bước đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng bạn đang sử dụng nền tảng phù hợp cho các cuộc họp kinh doanh của mình. Bạn có rất nhiều lựa chọn, vì vậy trước khi bắt đầu chạy các cuộc họp trực tuyến thường xuyên, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét một số tùy chọn để đảm bảo tính tương thích. Có một loạt các tính năng khác nhau có sẵn trên mỗi tính năng, chẳng hạn như video HD, duyệt web, chia sẻ màn hình và bảng trắng tích hợp, trong khi các tùy chọn như Thu phóng nổi tiếng là rất dễ sử dụng. Tuy nhiên, không chỉ nền tảng cuộc họp của bạn mà điều quan trọng là phải có tại chỗ. Tích hợp phần mềm phiên âm vào nền tảng cuộc họp mà bạn lựa chọn và bạn sẽ có một bộ biên bản hoàn chỉnh có thể được chuyển tiếp đến những người tham dự có liên quan của cuộc họp. Đây có thể là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn và nhắc nhở về cuộc thảo luận và các kế hoạch hành động đã được thực hiện.
Kỹ năng điều hành viên
Việc tổ chức một cuộc họp trực tuyến sẽ rất khác khi bạn đã quen với việc trực tiếp điều hành chúng. Việc điều hành một cuộc họp ảo thành công thường phụ thuộc vào kỹ năng của người điều hành, điều này có nghĩa là học một vài kỹ năng mới. Tất nhiên, có một số loại cuộc họp kinh doanh trực tuyến có thể theo cấu trúc tương tự như cuộc họp trực tiếp. Ví dụ: tàu phá băng và phần giới thiệu có thể rất hữu ích khi những người tham gia chưa gặp nhau. Đối với các cuộc họp trực tuyến cấp cao hơn, điều quan trọng là phải có một cấu trúc rõ ràng cho cuộc họp và khả năng đưa người tham dự đi đúng hướng nếu cuộc trò chuyện đi lạc đề. Điều cực kỳ quan trọng là càng có nhiều người tham gia vào cuộc trò chuyện càng tốt, vì vậy bạn cần lưu ý nếu ai đó không tham gia .
Chuẩn bị rộng rãi
Bạn sẽ cần dành nhiều thời gian (nếu không muốn nói là nhiều hơn) chuẩn bị cho cuộc họp ảo của mình giống như bạn sẽ dành cho cuộc họp trong thế giới thực. Bạn nên dành càng nhiều thời gian để làm quen với nền tảng lưu trữ của mình càng tốt, đảm bảo rằng bạn biết chính xác cách nó hoạt động và những gì có thể xảy ra. Điều hành một cuộc họp kinh doanh trực tuyến có thể cảm thấy rất kỹ thuật và điều đó có nghĩa là bạn cần đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng công nghệ. Cuối cùng, bạn cần xem xét những điều cơ bản của các cuộc họp kinh doanh. Đó là:
- Hiểu mục tiêu của cuộc họp
- Biết ai nên tham dự
- Phân tích những gì cần được thảo luận
Bạn phải luôn có một thời gian biểu chặt chẽ cho mỗi điểm thảo luận và đảm bảo rằng bạn có các quy tắc cơ bản.
Trong bối cảnh kinh doanh có nghĩa là các thương hiệu và nhóm có thể làm việc cùng nhau ngay cả khi họ ở các lục địa hoàn toàn khác nhau, các cuộc họp trực tuyến rõ ràng là quan trọng hơn bao giờ hết. Học cách điều hành các cuộc họp kinh doanh ảo đang trở thành một kỹ năng cốt lõi mà không nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào có thể không có.
Tham khảo những bài viết liên quan:
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược SEO thành công khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ
